Závazný postup pro stanovení ceny tepelné energie určují Cenová rozhodnutí Energetického regulačního úřadu (ERÚ). Dodavatel tepelné energie určuje cenovou lokalitu, pro kterou kalkuluje cenu tepelné energie. Cena tepelné energie se kalkuluje na kalendářní rok pro odběrná místa ve stejné úrovni předání tepelné energie odběrateli.
Cena tepelné energie se stanovuje pro následující rok jako předběžná cena, která vychází z předpokládaného prodaného množství tepelné energie v GJ, předpokládaných ekonomicky oprávněných nákladů a přiměřeném zisku.
Ekonomicky oprávněné náklady se člení na proměnné a stálé.
- Proměnné náklady představují cenu paliva potřebného pro výrobu tepelné energie a nakoupené tepelné energie.
- Ve stálých nákladech se promítají všechny oprávněné náklady na zajištění výroby a distribuce tepelné energie, kterými jsou mzdové náklady, náklady na opravu a údržbu tepelných a distribučních zařízení, odpisy, výrobní a správní režie. Oprávněné náklady jsou stanoveny Cenovým rozhodnutím ERÚ. V cenovém rozhodnutí jsou také stanoveny náklady, které mohou v účetní jednotce vzniknout, ale nemohou být uplatněny v ceně tepelné energie, i když přímo souvisejí s výrobou a rozvodem tepelné energie. Takovými náklady jsou například platby za pojištění škod způsobenými statutárními orgány, náklady na reprezentaci, odpisy bezúplatně nabytého majetku, úroky z úvěrů, půjček a další.
Po ukončení kalendářního roku se stanovuje výsledná cena tepelné energie, která se kalkuluje na skutečně prodané množství tepelné energie se skutečnými ekonomicky oprávněnými náklady.